10 ключевых возможностей офисной телефонной станции (PBX)

Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Данная статья описывает 10 наиболее важных характеристик телефонной АТС, которые помогают компаниям не отставать от других и быть впереди.

10 ключевых возможностей офисной телефонной станции (PBX)

В наше время одним из наиболее важных решений по мере роста Вашего бизнеса является выбор оптимальной телефонной системы или АТС . Даже если Вы идете в ногу со временем, используете IM (обмен мгновенными сообщениями), мобильную связь и распределенную организационную структуру, у Вас в любом случае есть клиенты и партнеры и они все еще используют обычную телефонную связь – так же как и вы в офисе.Можно подумать: «А что в этом такого важного?» Телефон это телефон. Ну что же, если все, что Вам нужно, это звонить и получать голосовые сообщения, тогда практически все более или менее надежные решения справятся с этими задачами. Но мир телефонии быстро меняется. Вы можете обнаружить, что отстали от конкурентов на несколько лет, особенно если остановили свой выбор на дорогостоящей, устаревшей, негибкой телефонной системе или АТС.

Вот 10 основных возможностей АТС, которые могут повлиять на результаты вашего бизнеса:

  • Удобство и простота использования – этот термин чаще используется, когда мы говорим о программных приложениях и веб-сайтах, чем об АТС и телефонных системах. Но это, возможно, наиболее важная характеристика, на которую следует обратить внимание при анализе различных телефонных систем. Если Вы не можете сами обновлять, вносить изменения в конфигурацию меню и сообщения при постановке звонка на удержание, настраивать запланированный ряд событий, и т.д., тогда Вы будете терять 80% потенциала, заложенного в Вашей телефонной системе. Вы должны быть уверены, что сможете полностью использовать потенциал системы. Кроме того, у Вас должен быть сотрудник, ответственный за тщательное изучение системы, способный быстро адаптировать ее по мере роста вашего бизнеса.
  • Авто-секретарь и голосовое меню – на базовом уровне это голосовая почта, выполняющая функции секретаря. Это наиболее распространенная характеристика любой АТС или телефонной системы. Но на самом деле авто-секретарь – это то, что позволяет Вашему бизнесу из 1-2 человек выглядеть как бизнес с сотней сотрудников. Если клиент звонит Вам в компанию и авто-секретарь приветствует его, предлагая перевести звонок в отдел продаж, маркетинговый или операционный отделы, бухгалтерию или службу поддержки, тогда клиент будет впечатлен Вашей работающей как часы системой. Клиентам не надо знать, что каждый из возможных вариантов перевода звонка в итоге адресуется на одного человека – на Вас! В другом случае, если Ваша компания с двумя сотнями сотрудников планирует увеличить объем продаж и входящие звонки проходят через авто-секретаря, а не секретаря-сотрудника, вы будете заинтересованы в том, чтобы авто-секретарь был способен как можно быстрее направить звонки ваших потенциальных клиентов на нужного сотрудника. Еще лучше, если авто-секретарь достаточно продвинут, чтобы понимать, что потенциальный клиент не будет блуждать по меню больше 15-ти секунд.
  • Способность к изменению конфигурации – дополняет «удобство и простоту использования». Вам не нужны "родные" сообщения, записанные производителем. Вам не нужна встроенная музыка, которую будут слушать ваши клиенты при постановке звонка на удержание. Вам не нужны сообщения по-умолчанию АТС. Вы хотели бы предоставлять вашим клиентам персональные сообщения, чтобы показать, как важны они для вас, как вы готовы заботиться о них и как они могут больше узнать о ваших услугах, находясь в режиме ожидания ответа. Вы даже можете захотеть запрограммировать телефонную систему так, что если звонит клиент АВС, система должна прервать все остальные звонки и соеденить важного клиента. Современная телефонная система также может проговаривать клиенту: «Клиент АВС, мы знаем, как важен этот звонок, мы ищем вашего менеджера Джен Доу, она будет на линии через несколько минут.
  • Конференции
    - нет никакого смысла платить за дорогостоящую внешнюю систему конференц-связи. Любая новая телефонная система должна предоставить вам возможность расширяемой, многофункциональной конференц-связи на каждый телефон и с каждого телефона вашей организации.
  • Мобильность/дистанционное присутствие – независимо от того, как вы относитесь к тому, что люди работают внутри или вне офиса, уже стало требованием времени, что люди хотят быть настолько же доступными для общения находясь вне офиса, как и в момент нахождения на рабочем месте. Современные АТС и телефонные системы могут сделать вас такими же доступными для общения когда вы идете в соседнее здание, как и когда вы находитесь на рабочем месте или в деловой поездке в Сан Диего. Система знает как вас найти, может это сделать и делает это. Это значит, что если сегодня вы работаете из дома, телефон, который вы указали в качестве домашнего, становится вашим рабочим телефоном. Он звонит как рабочий, может даже обладать такими же продвинутыми возможностями. Если вы хотите, ваш мобильный телефон во время ланча также может стать вашим офисным телефоном.
  • Найди-меня--следуй-за-мной – это одна из возможностей, которая обеспечивает признаки мобильности, описанные выше. Это означает, что все телефоны (или другие средства коммуникаций), которые вы указали, начинают действовать как ваши рабочие телефоны. Они могут одновременно звонить, а могут – друг за другом. Но независимо от таких нюансов, АТС или телефонная система знает как найти вас и соединить с вами звонящего максимально удобно для вас. Например, если АТС сначала звонит на ваш рабочий телефон, затем на телефон в комнате для конференций, где вы часто работаете и только потом на ваш мобильный телефон, он может зазвонить всего 2 раза перед тем, как переключиться на голосовую почту, т.к вы не хотите чтобы вас беспокоили во время ланча.

Возможности, описанные выше, являются теми характеристиками, которые вы уже должны иметь, реализовывать и использовать. Они не являются последними достижениями, они являются тем необходимым минимумом, который вы должны иметь, чтобы не отстать в конкурентной борьбе.

Следующий блок характеристик АТС поможет вам расширить границы возможного и вырваться вперед в конкурентной борьбе. Эти характеристики являются верхом развития телекоммуникаций на сегодняшний день.

  • Присутствие – это способность вашей телефонной системы или АТС определить где вы находитесь. Джим Браун вошел в систему чтобы проверить голосовую почту из комнаты для конференц-комнаты "А". Тогда, если мы наберем этот номер, он должен ответить на наш звонок. Или я знаю, что он находится в пути к Восточному побережью? Какие правила задал Джим Браун для данных ситуаций? Вы должны иметь возможность гибко реагировать на все подобные опции. Более того, в будущем система будет способна делать заключение где вы находитесь и можно ли вам звонить. Возможно, мы еще не совсем готовы к тому, что чип в вашем мобильном телефоне будет подавать сигнал о том, что вы находитесь в ванной комнате и что не надо звонить вам на мобильный в это время, но этот момент уже недалеко!
  • CRM – почему бы не использовать интеллект вашей АТС или телефонной системы для повышения эффективности вашего бизнеса? Если система знает, кто звонит и может обмениваться информацией с базой данных, тогда почему бы вам в момент звонка не увидеть всю историю взаимодействия с данным клиентом? Почему звонок не может быть сопоставлен с клиентом?. Почему данные и информация не могут идти напрямую в биллинг, систему продаж и заказов? Почему бы вашему компьютеру не выдавать вам данные по клиенту прямо в момент вашего разговора с ним? Вы даже можете высылать клиенту электронные письма с различной информацией путем единственного клика мышкой во время разговора. Этот уровень интеграции уже присутствует в некоторых телефонных системах.
  • Интермессаджинг (IMS), или служба обмена мгновенными сообщениями/трипл-плей (triple-play)/видеосвязь – независимо от того, каким образом ваша конвергентная телефонная система или АТС соединит ваш телефонный звонок куда бы вы ни позвонили, ясно, что следующим этапом станет интеграция видео и другого контента в вашу систему коммуникаций. Это может быть видео-конференция, но также это может быть и презентация в [Asterisk:PowerPoint] по телефону с вашими закадровыми комментариями. Это область, в которой потенциальные приложения настолько отличаются друг от друга, что очень трудно предсказать куда она будет двигаться. Нетрудно предсказать только одно – все основные провайдеры телефонных систем будут агрессивно продвигать новые приложения.
  • Конвергенция и консолидация – парадоксально но факт: при всем многообразии новых направлений и новых возможностей в коммуникациях, новым свойством будет конвергенция. Это также то, что люди подразумевают под «унифицированной системой обработки сообщений» (unified messaging). Это необязательно должна быть система в рамках одного провайдера, который является поставшиком всех видов услуг, но в большей степени система, базирующаяся на конвергенции и совместимости на основе взаимодействия сетей. Ваша телефонная система или АТС может свести вместе ваш мобильный, аналоговый и ай-пи телефоны, электронную и голосовую почты, службу обмена мгновенными сообщениями, видео-конференции и т.д. – все они будут объединены в единую систему коммуникаций и люди будут использовать те средства, которые работают в данный момент и которые наиболее удобны для них. АТС или система на базе ай-пи будет управлять эффективной доставкой сообщений получателю в нужном ему формате. Такой радикальный сдвиг изменит стиль ведения бизнеса, но изменит путем предоставления не меньшей, а большей свободы.

Перевод статьи Ten features that matter for the pbx

Enter labels to add to this page:
Please wait 
Looking for a label? Just start typing.